Leerplatformen op VUB ondergaan metamorfose
Artikel gepubliceerd op 12 november 2017 om 22:54

© BXLeir

Blijven stilstaan is achteruitgaan: tijd voor verandering?
Door Elly Vansevenant.
De VUB is altijd al een voorstander van vernieuwing en vooruitgang geweest. Hun nieuwe studentenportaal Student.vub en het lessenroostersysteem My Timetable bewijzen dat andermaal. Al deze vernieuwingen kunnen bij studenten voor veel verwarring zorgen.

Om het even op een rijtje te zetten: ten eerste is er een nieuwe applicatie, My Timetable, bijgekomen om je persoonlijke lessenrooster op te stellen, die dan kan gesynchroniseerd worden met je eigen digitale agenda. Vroeger gebruikten veel VUB’ers hiervoor het onofficiële Vub2gcal, opgesteld door twee geneeskundestudenten. Ten tweede is er een nieuw studentenportaal Student.vub, dat het oude MY.VUB vervangt. Hier komt alle informatie specifiek voor studenten op. Ten derde gaat het leerplatform PointCarré verdwijnen en wordt er plaats gemaakt voor iets nieuw.

My Timetable

Voortaan kunnen studenten hun rooster raadplegen via My Timetable. “Dit nieuwe systeem komt er omdat het oude systeem met de lessenroosters, wat overigens wel blijft bestaan, enkele tekortkomingen had. Zo is er geen mogelijkheid om een melding te krijgen als de lessen veranderen of een eigen studierooster samen te stellen.” zegt Kurt Tilkin, afdelingshoofd onderwijs- en studentenadministratie en verantwoordelijke voor My Timetable.

“Elke nieuwe software heeft zijn kinderziektes”

Kurt Tilkin, afdelingshoofd onderwijs- en studentenadministratie

Veel studenten gebruikten evenwel al de onofficiële applicatie Vub2gcal, dat het voor studenten mogelijk maakte om hun persoonlijke lessenrooster te synchroniseren met hun digitale agenda. Twee studenten geneeskunde, Erik Smets en Robin Van der Straeten, startten de applicatie een paar jaar geleden op. Wat begon als een kleinschalig project voor de faculteit Geneeskunde en Farmacie in Jette, groeide al snel uit tot een applicatie die door alle faculteiten van de VUB gebruikt kon worden. “Met Jette is de samenwerking altijd perfect verlopen”, geeft Smets aan. “Het is ook dankzij de materiële hulp van de IT-mensen daar dat het ‘Vub2gcal’ systeem op grote schaal geslaagd is. De capaciteit en het aanbod van bandbreedte voor zeven jaar kan geschat worden op ongeveer 200 euro per jaar.” De eerste jaren maakten de jongens gebruik van de server van de faculteit GF, maar deze raakte overbelast. Daarna kwam de ICT-manager in Jette met het voorstel om hun systeem verder uit te breiden in ruil voor materiële ondersteuning. Later kwam er ook een samenwerking met de campus in Etterbeek.

“Of ze met My Timetable voor het juiste product hebben gekozen, dat kan ik niet zeggen”, aldus Smets van ‘Vub2gcal’. “De VUB heeft onze applicatie niet overgekocht en daar hebben we begrip voor. Het was duidelijk dat er op termijn een alternatief zou moeten komen. Ons programma zou niet eeuwig kunnen meedraaien. De kwaliteit ervan is onvoldoende om te koop aan te bieden.”  Ook Kurt Tilkin geeft dit als reden aan. “De IT van de VUB wil enkel ondersteunen wat officieel aangeboden wordt.”, zegt Tilkin.

Waar ‘Vub2gcal’ vooral bedoeld was voor studenten, zal de nieuwe applicatie zich later ook op het personeel richten. In de toekomst zullen er meer functies aan My Timetable worden toegevoegd. De VUB wou nog niet alle functies meteen online zetten, zodat de introductie van de nieuwe applicatie vlot zou verlopen. Wanneer we Tilkin de vraag voorleggen waarom deze applicatie uit handen wordt gegeven aan een privaat bedrijf, verdedigt hij deze beslissing door aan te geven dat de VUB nu eenmaal niet de expertise heeft van dit product. “Andere bedrijven kunnen bepaalde zaken nu eenmaal beter doen.” De kosten voor My Timetable liggen een pak hoger dan die van ‘Vub2gcal’. Er wordt geschat dat er een kostenplaatje aan vast hangt van zo’n 5.000 tot 10.000 euro.

"Het is ook dankzij de materiële hulp van de IT-mensen daar dat het ‘Vub2gcal’ systeem op grote schaal geslaagd is."

Erik Smets, medeontwikkelaar Vub2gcal

Smets geeft aan het jammer te vinden dat hij via de studentenraad te weten is gekomen dat er gekozen is om met My Timetable verder te gaan. Persoonlijk heeft de VUB hem niets laten weten. Hij vindt dat de VUB een overgangsperiode had kunnen voorzien van toch op z’n minst één semester. Er was tot 15 september nog twijfel of het oude systeem toch online zou komen gezien het nieuwe platform nog niet op punt stond.

De oude applicatie ‘Vub2gcal’ wordt in Jette nog steeds gebruikt door de mensen van het Skillslab om lokalen te boeken. In Etterbeek werd er gevraagd de applicatie niet meer te gebruiken om verwarring te voorkomen. My Timetable staat momenteel nog niet op punt. Er worden nog veel klachten ontvangen. Zo vallen er soms vakken weg en verloopt de link met de persoonlijke agenda nog niet optimaal. “Elke nieuwe software heeft zijn kinderziektes”, verdedigt Tilkin.

Student.vub

Het Infopunt bouwt het studentenplatform MY.VUB zoals we het vandaag kennen af om over te schakelen naar het nieuwe studentenportaal Student.vub. Om deze omschakeling vlotter te doen verlopen voor de gebruikers blijft het platform, MY.VUB, tijdelijk in gebruik. Daarenboven staat het nieuwe platform, Student.vub, momenteel niet volledig op punt. De overgang wordt in de volgende maanden verder vervolledigd.

Initieel was het de bedoeling één portaal op te richten per doelgroep: een website voor externen, een andere voor studenten, en nog één voor het personeel. Eigenlijk was MY.VUB een manier om de druk op de website (vub.ac.be) te verlichten door de content gericht op studenten van de site te halen en deze aan te bieden op MY.VUB. Die heeft Infopunt indertijd op zich genomen. “Wij moeten de vragen van de studenten beantwoorden,” zegt Ben Van Beeck afdelingshoofd van Infopunt. “Als je webpagina’s hebt waar je bepaalde basisinfo voor studenten kan meegeven, kan je meer mensen doorverwijzen naar de site, waardoor het werk aan de balie van het Infopunt verlicht wordt.”

MY.VUB wordt dit academiejaar vervangen door het nieuwe studentenportaal Student.vub omdat het bij MY.VUB om een onuitgewerkt prototype ging. Toch zal Student.vub ook fungeren als een tussenfase. Het uiteindelijke doel is om een portaal te creëren dat alle verschillende sites die studenten moeten gebruiken (PointCarré, de les-en examenroosters, Cali en Office 365) zal verbinden. Momenteel kunnen studenten wel al via Student.vub naar al deze websites navigeren.

"De ultieme natte droom van de VUB is dat er een soort laag komt boven alle thema’s."

Ben Van Beeck, afdelingshoofd van het Infopunt

PointCarré

Niet alleen het studentenportaal wordt in een nieuw jasje gestoken, ook het online leerplatform PointCarré zal uiteindelijk verdwijnen en worden vervangen. De VUB is nog volop bezig met de selectie van het beste product. De universiteit heeft al laten weten dat dit project uitbesteed zal worden aan een private firma. Hierdoor worden de interne personeelskosten flink ingeperkt, maar zal de initiële aankoopprijs hoger liggen. “Het is ook moeilijk voor de universiteit om gekwalificeerd IT-personeel te vinden en te houden,” aldus vicerector Onderwijs Jan Danckaert.

Een mogelijke kandidaat die PointCarré kan vervangen is bijvoorbeeld Canvas, die al is voorgesteld op de laatste plenaire vergadering van de studentenraad. Het IT-personeel dat PointCarré onderhield, zal de connecties leggen tussen Office 365, Cali en eventueel Canvas. Het Institute of European Studies (IES) aan de VUB gebruikt Canvas al als leerplatform in hun opleidingen. Ook de EhB (Erasmushogeschool Brussel) heeft onlangs voor Canvas als leerplatform gekozen. Hun slogan is alvast veelbelovend

Tegen het einde van het kalenderjaar wordt alles officieel vastgelegd. PointCarré zal zeker volgend academiejaar nog gebruikt worden. Ten vroegste in 2019 zal er overgeschakeld worden naar een alternatief. Ondertussen wordt het nieuwe product opgestart en zal er gezorgd worden voor de nodige koppelingen en synchronisatie. Volgens vicerector Danckaert wordt er nog volop onderhandeld met verschillende privébedrijven over de kosten van het nieuwe leerplatform. De grootste kostenpot is een soort ‘abonnements­geld’ per student en per jaar. Uiteraard betaalt de VUB dat voor haar studenten.

In het verleden zijn er ook klachten gekomen in verband met het inschrijven voor examens via PointCarré. Zal hier verandering in komen met een uitbesteding aan een ander platform?

Jammer genoeg kan Stijn Van Achter, medewerker van departement onderwijs van de VUB, ons niet garanderen dat het probleem met inschrijvingen voor examens zoals we die kennen op PointCarré niet meer zullen voorvallen met het nieuwe leerplatform. Men kan dus slechts concluderen dat de toekomst onzeker is, maar hoop doet leven.

Synchronisatie van de platformen

We horen het de studenten denken: het is toch veel eenvoudiger om alles op één platform te plaatsen? “Dit willen we ook doen”, geeft Van Beeck van Infopunt aan. “Alle portalen zouden verzameld moeten worden op één website die thematische georganiseerd wordt: de leerstof, de administratie, de tools. De ultieme natte droom van de VUB is dat er een soort laag komt boven al deze thema’s en dat er één poort wordt gevormd die toegang geeft aan alle informatie.” Jammer genoeg geeft de VUB toe dat dit alles voorlopig onhaalbaar is. Wel zullen studenten zien dat als ze nu surfen naar Student.vub dat Pointcarré, Cali, My Timetable en Office 365 reeds geïntegreerd zijn in Student.vub.

Studenten vragen zich vaak af of deze veranderingen wel allemaal nodig zijn. Zoals Van Beeck het zegt: “Het is altijd moeilijk om van gewoontes te veranderen, maar daarvoor zouden we het niet moeten laten.”