Poincaré andermaal ten grave gedragen
Artikel gepubliceerd op 17 mei 2017 om 22:04

Over schandaleuze examenregistraties aan de faculteit Rechten en Criminologie

Door Mathias Cox

Dat de administratie- en ICT-omgeving van de VUB een precair imago heeft, is allicht het meest gebruikte understatement sinds de oprichting in 1969. Dat er bijna een halve eeuw later nog steeds geen knijt verbeterd lijkt te zijn, aan het imago althans, is eerder een bittere pil, dan een ludieke kwinkslag op een receptie.

Het is een zondag, de zomerachtige avondzon schijnt door de vergeelde lamellen van de koten en met klamme handen zitten de studenten van de faculteit Recht en Criminologie (RC) achter hun computer. In het ene tabblad de livestream van Sporza met Vlaand’rens volksheld Tom Boonen, in het andere het digitale leerplatform vernoemd naar de eeuwige VUB-volksheld, doch met lichtjes andere spelling, PointCarré. Het is 2 april 2017 en de eerste reacties zijn: "zucht". De twee fietskettingen van Boonen lopen achtereenvolgens vast tijdens zijn laatste Ronde van Vlaanderen. Enkele minuten later weer: "zucht". PointCarré loopt eveneens, voor een tweede maal dit jaar, vast. Ook dode wiskundigen blijken last te kunnen hebben van een overbelaste server.

Ambetante Achilleshiel

De VUB is sinds het begin van dit decennium de belangrijkste stijger op vlak van aantal nieuwe studenten in het Vlaamse universiteitslandschap. Voornamelijk door de vooruitstrevende opleidingsprogramma’s als de, in Europa unieke, Engelstalige bachelor Social Sciences en het Welcome Student-refugee program, blijft onze VUB meer en meer zieltjes vangen. Een belangrijke vraag die dan op de proppen komt: kan de universiteit haar typerende en verrijkende grootsheid door kleinschaligheid behouden?

Dit academiejaar toonde de universiteit aan de faculteit RC alleszins een stuk achilleshiel waar ze, in niet nader vernoemde ISlamitISche staten, de vrouw voor zouden veertienendelen. Omdat RC van oudsher een faculteit is met slechts 2 grote richtingen, Rechten en Criminologie, was de stap naar digitale registratie voor examens dan ook een logische keuze. Tot twee academiejaren geleden ging er steeds om negen uur ‘s avonds een tijdslot open voor de eerstejaars op maandag, de dag erna voor tweede bachelor, enzovoort. Eén tijdslot per student lijkt echter een te zware belasting van de site en het opsplitsen van generieke studenten, bachelors en masters per dag deed het systeem dan ook over de kop gaan in het eerste semester. Tot twee uur’s nachts lag PointCarré te woelen in zijn graf om dan om acht uur ‘s morgens door IT manueel weer tot leven te worden gewekt.

"Pointcarré is geen ticketservice hé"

CIO Xavier Van Moen

Studentenvertegenwoordigers zijn dan samen gaan zitten met studenten en avondstudenten en hebben de perikelen aangekaart op de Academische Raad. Een werkgroep met studenten, IT-verantwoordelijken, de faculteit en het vicerectoraat Onderwijs- en Studentenbeleid werd in het leven geroepen en een verbetertraject werd opgesteld. Een voorstel was om tijdsgroepen te programmeren. Je registreert bijvoorbeeld voor het tijdslot 8u – 10u30 en op de dag van het examen wacht je dan ter plekke je beurt af. Het mocht niet baten. Opnieuw schrikken de servers zich een ongeluk en al obsessief refreshend en met zweetparels die over het voorhoofd rollen, worden de rechtenstudenten één voor één uit de digitale VUB gesmeten.

Chief Information Officer

Studenten zijn het digitale puntvierkant beu. Ze voelen zich vooral aan hun lot overgelaten door de faculteit die steeds aankondigt de problemen te verhelpen. "Niets zo verschrikkelijk dan wanneer men aankondigt iets te doen en dat ze je dan gewoon in de kou laten staan. We zouden nog beter opnieuw met pen en papier op een ad valvas werken. Gewoon de modetrend volgen hé, retrokledij is ook helemaal terug in", klinkt het bij een student Rechten. "Door het falende systeem wordt de kans op een eerlijke eerste zit de facto afgenomen!"

Op het rectoraat nuanceren ze, maar ontkennen ze ook niet. "Er zijn inderdaad problemene en er zullen gaandeweg problemen blijven opduiken als de universiteit blijft groeien. Op een bepaald moment kunnen we niet anders dan tegen de limieten opbotsen", klinkt het bij vicerector Onderwijs- en Studentenbeleid Jan Danckaert. "Maar het verbetertraject is op wat details na goed opgevolgd geweest, jammer genoeg bleek het onvoldoende." Xavier Van Moen, CIO van de VUB - de Chief Information Officer, aye sir - verantwoordelijk voor de informatica van de universiteit, geeft in het dubbelinterview te kennen dat PointCarré het kortweg niet aankan. "We hebben maximaal geschaald tot op de uiterste capaciteit van de hardware en bovendien, maar dat is uiteraard geen excuus, is de analist van het team momenteel met ziekteverlof en één van de twee developers is fulltime bezig met de onderwijsevaluatie. Ook budgettair hebben we niet veel beweegruimte." Van Moen benadrukt wel nog even dat zijn ICT-dienst ook met andere zaken bezig is buiten PointCarré-schadebeperking. Ondertussen zorgden ze namelijk voor de implementering van Office 365, is er een campusbreed wifinetwerk en voor niet minder dan honderdduizend euro is er geïnvesteerd in draadloos internet op de studentenkoten aan de Nieuwelaan.

De taxidermie van Poincaré

De PointCarré task force heeft alleszins wel al aan de alarmbel getrokken bij een externe partij. Die gaat nu een stresstest uitvoeren om de precieze fysieke grenzen van het leerplatform vast te leggen. Volgens de vicerector zitten we niet ver van die fameuze grens (en dat bedoelt hij positief). "Duizend aanmeldingen kunnen we aan, tweeduizend niet meer. Voorlopig loopt het alleen nog maar op één faculteit slecht af. Als we PointCarré nu nog net over die performantiebarrière kunnen tillen zodat RC weer mee kan, is het probleem opgelost.”

Het probleem is dat PointCarré (het platform, alsook de man) een enorm complexe logica heeft en daarbij: het is niet gemaakt voor registraties. Van Moen: "PointCarré is geen ticketservice hé, dan is het gewoon: is er nog een ticket vrij, ja of nee, ah, ik koop het.” En inderdaad, de volledige structuur van vakkenregistratie, documentuploaden en communicatiekanalen wordt steeds integraal geladen bij het inloggen, wat heel wat rekenwerk vraagt van de arme Henri.

Ook dode wiskundigen blijken last te kunnen hebben van een overbelaste server.

Wat de studenten betreft, is het sleutelen aan PointCarré echter overbodig werk. Meer en meer stemmen gaan op om roosters op te stellen met een maximale spreiding zoals met schriftelijke examens. Gedaan met registratiestress en het zou alleszins veel technische frustratie besparen bij studenten én ICT. Bovendien zal het nog voor minder ongelukkige examenroosters kunnen zorgen dan nu het geval is. "Een systeem waarbij studenten zelf een examenmoment kiezen, of het nu op een vast tijdstip is of binnen een tijdslot, zorgt ervoor dat er steeds een paar mensen zijn die de gaatjes moeten opvullen en zo niet op hun favoriete moment kunnen verschijnen voor de prof", geeft Van Moen toe. De vicerector gaat dan al balanceren op de punt van zijn bureaustoel: "om zoiets in te voeren zal ik eerst langs de studentenraad moeten passeren voor een akkoord en ik ben niet zo zeker dat alle faculteiten zo’n systeem zonder registraties zullen steunen, maar we staan open voor alle oplossingen. We wachten eerst nog het resultaat van de stresstest af en als die negatief is, kunnen we examenregistraties uit PointCarré halen. Dan bekijken we de opties voor manuele registraties op het secretariaat of eventueel via het aankopen van externe software die roosters opstelt. In ieder geval is dat iets waar met het budget van de faculteit zélf weinig aan gedaan kan worden."

This is the end... 

Er is dus blijkbaar geen uitgesproken ambitie om grootschalige werkzaamheden uit te voeren en al gauw blijkt waarom. "We zijn aan het rekken", noemt de CIO het. Wat al langer gekonkelfoesd wordt in de wandelgangen (waar zijn die beruchte gangen trouwens, het lijkt wel of alle beslissingen daar genomen worden?), werd vorige week op het directiecomité officieel bevestigd. Danckaert: "PointCarré is een uitdovend project. Het is geen optie voor de toekomst." Het woord ‘incapabel’ nemen zowel de vicerector als meneer Van Moen vooralsnog niet graag in de mond. "Het platform is niet meer aangepast aan de noden van het huidige universiteitslandschap”, formuleert Van Moen. Hoedanook zullen er dit najaar nog een nieuwe generatie servers aankomen en zal er bij ICT geëvalueerd worden hoeveel ze zélf nog betrokken willen worden bij de architectuur en onderhoud van een leerplatform. Ze kijken voorlopig al even mee over de schouder bij de Erasmushogeschool Brussel, die al een formele aanbesteding heeft gedaan voor een ‘PointCarré 3.0’. "En", zo vertelt onze vicerector, "op het IES (Institute for European Sciences, nvdr.) loopt er al een proefproject van een nieuw platform. “Er zijn focusgroepen ingericht waarvan de studentenraad wel op de hoogte is gebracht, maar het is in dit vroege stadium nog niet echt duidelijk hoe studenten mee achter het roer gaan zitten.” Een verandering van leerplatform is niettemin wel wat ingrijpender dan een nieuw logootje. Onder het motto van kapitein Caroline Pauwels ‘break down the walls’, kijkt men ook naar de collega’s van de Universiteit Gent, die ook hun platform Minerva, de godin van de wijsheid, onder de loep nemen. Dit alles zijn uiteraard langetermijnoplossingen wat de examenregistraties betreft en de vicerector waarschuwt alvast: "op dit ogenblik kijken we naar een kostenplaatje van zo’n dertig euro per student pér jaar (dat betekent al gauw bijna een half miljoen euro voor de VUB, voor één academiejaar, nvdr.)

"Pointcarré is een uitdovend project. Het is geen optie voor de toekomst."

Vicerector onderwijs- en studentenbeleid Jan Danckaert

Aan ideeën ontbreekt het het dynamische duo alleszins niet: de nieuwe PointCarré zou ook vlot te bewonderen zijn op al onze mobiele apparaten en Danckaert werkt graag naar een systeem waar studentenengagementen zoals redactielid van de Moeial of secretaris van Vrij Onderzoek gevalideerd worden door de universiteit en zo opgenomen worden in een portfolio. Het is bij het ter perse gaan van het artikel niet bekend of ook Poppoll-nominaties aan deze curriculum vitae toegevoegd zouden worden. De herrezen PointCarré zou er komen vanaf 2020.

... my only friend, the end

Zo, lieve studenten, met smart moeten we dus melden dat we binnenkort afscheid zullen moeten nemen van een grote meneer, thans het platform dat naar hem vernoemd werd. Memes van lachende proffen "and then I told them I would put all slides on PointCarré" zullen door de volgende generaties wenkbrauwen fronsend onthaald worden. De fameuze woorden van Henri Poincaré zelf worden de laatste tijd maar al te graag gretig uitgesmeerd. Bij voorkeur gebeurt dat dan niet al te bedachtzaam en worden ze het liefst gecopy-pastet om een statement wat extra kracht bij te zetten. Als ware het een wedstrijd ‘om ter beste Henri-volgeling zijn’. Met PointCarré dat de komende jaren langzaam ten grave zal worden gedragen, laat ons ervoor zorgen dat de toedracht van zijn woorden niet eenzelfde lot beschoren is.

Cox out.